Im ersten Lockdown entschied sich Toggenburg Tourismus für einen radikalen Schritt und setzte auf eine komplett integrierte Lösung in der Microsoft-Welt. NIOS hat das Unternehmen bei der Reorganisation der IT-Infrastruktur begleitet. Im Gespräch mit Roland Lichtensteiger, GL-Mitglied und Leiter MarKom bei Toggenburg Tourismus, lasse ich das Projekt und unsere Zusammenarbeit Revue passieren. Ein Erfahrungsbericht.
Als der Bundesrat im März 2020 wegen Covid-19 Homeoffice verordnete, war für uns bei NIOS klar: Wir wollen unkompliziert und schnell helfen. Gemeinsam mit unserem Kooperationspartner TSO AG haben wir Tourismusdienstleistern einstündige kostenlose Check-ups angeboten. In diesen zeigten wir, wie der Wechsel ins Homeoffice gelingt. Auch Toggenburg Tourismus meldete sich, wobei die Organisation schon länger eine IT-Modernisierung plante. «Die Pandemie beschleunigte den Prozess und Investitionsentscheide», sagt Roland Lichtensteiger ein Jahr später. Das Unternehmen nutzte die Chance, um eine zukunftsorientierte IT-Infrastruktur aufzubauen, unter anderem mit Microsoft 365, mobilen Geräten, virtueller Telefonie und einer Cloud-Lösung.
Cloud statt lokale Server
Wie die Daten künftig organisiert werden sollen, war die wohl wichtigste Frage für Toggenburg Tourismus. Der Server im Keller hatte bereits ein paar Jahre auf dem Buckel und war gemäss Lichtensteiger «schon fast ein Dinosaurier in der Computerwelt». Zudem waren die Daten nicht zentralisiert. Dank unserer Cloud-Lösung entstand ein durchgängiges System, mit dem das Potenzial kollaborativer Tools heute voll ausgeschöpft wird. Die Migration geschah automatisiert, indem wir die Serverdaten über mehrere Wochen hinweg mit einer Software synchronisierten.
Wechsel auf mobile Geräte
Gleich zu Beginn unserer Zusammenarbeit prüfte ich, ob Toggenburg Tourismus die Kriterien des Non-Profit-Programms von Microsoft erfüllt. Schon am nächsten Tag konnte der Betrieb mit einer Gratislizenz von Microsoft TEAMS im Homeoffice arbeiten. «Das war für uns eine grosse Erleichterung», erinnert sich Roland Lichtensteiger. Das Unternehmen schaffte zudem neue Geräte an und liess die Mitarbeitenden zwischen einem Surface Pro und einem Surface Laptop auswählen. Die Geräte wurden von NIOS vollautomatisiert vorbereitet. Basierend auf Nutzergruppen wurde entschieden, wer welche Applikationen benötigt. In einer initialen Anmeldung werden die Applikationen automatisch auf dem Gerät hinterlegt. Beim Einloggen sind automatisch die richtigen Programme mit den richtigen Einstellungen vorhanden.
Integration von virtueller Telefonie
Toggenburg Tourismus wollte auch die Telefonanlage ersetzen, wobei laut Lichtensteiger «nur virtuelle Telefonie eine Option war». Eine Konsolidierung auf möglichst einer Plattform macht zweifelsohne Sinn – sie wird laufend von unseren Kund*innen gewünscht –, und so fiel der Entscheid auf VoIP-Telefonie in MS TEAMS, welche wir gemeinsam mit unserem Partner Axelion umsetzten. Lichtensteiger beurteilt die Lösung heute positiv, obwohl es hie und da noch etwas holpert. Das liegt primär am gewöhnungsbedürftigen Prozess: «Früher klingelte das Telefon auf dem Tisch. Als die Telefonie an MS TEAMS gekoppelt wurde, dauerte es eine Weile, bis wir den für uns richtigen Callflow gefunden hatten.»
Vielseitige Funktionen von Microsoft TEAMS
Mit MS TEAMS optimierte Toggenburg Tourismus die interne Zusammenarbeit. Lichtensteiger gewährt mir Einblick in den neuen Arbeitsalltag: «Innerhalb verschiedener Arbeitsgruppen entstehen auf TEAMS Kanäle, die beispielsweise Projekte in Produktmanagement oder Marketing abbilden. Ist ein Projekt beendet, wird der Kanal geschlossen.» Rege genutzt wird dabei die To-Do-Funktion: eine praktische Zusammenfassung von Kanälen und anstehenden Aufgaben, individuell auf die Nutzer*innen zugeschnitten.
Neue Kultur etablieren
Mit Guidelines wurde zudem die interne Kommunikation neu definiert. «Da nun rund 95% über TEAMS läuft, verschicken wir kaum mehr Mails», erzählt der Kommunikationsverantwortliche. Das beobachte ich auch bei anderen: MS TEAMS reduziert die Mailflut und der auf der Plattform ausgetauschte Content ist hochwertiger.
Mich interessiert, wie Lichtensteiger und sein Team die Umstellung insgesamt erlebt haben: «Es ist wichtig, das häppchenweise zu machen, um niemanden zu überfordern», sagt Roland. «So holt man alle ins Boot, von den Lernenden bis zu den Mitarbeitenden, die kurz vor der Pensionierung stehen.» Auch hat er seine Leute ermuntert, MS TEAMS selbständig zu entdecken: «Es sollte nicht alles vorgegeben sein, sondern auch Lust erzeugen, eine eigene Kultur zu etablieren.»
Eine etwas andere Zusammenarbeit
Im Gespräch reflektiere ich meine Learnings ebenfalls. Wie immer war unser PBR-Ansatz wegweisend. Ungewöhnlich war, das Projekt fast durchgehend online zu begleiten – vom Beratungsgespräch bis zur Schulung. Oft habe ich mich gefragt: Gewinne ich das Vertrauen eines Kunden nur über Video? Roland bejaht und fasst zusammen: «Ihr habt uns als Non-Profit-Organisation bezüglich Kosten optimal beraten. Die Migration, das Bespielen der Geräte und die Umsetzung der Telefonie haben mit eurem Engagement in Rekordzeit funktioniert.»
Mein Fazit: Die Pandemie hat gewohnte Strukturen durchbrochen, bei unseren Kund*innen und bei NIOS. Umdenken und sich anpassen birgt eindeutig Chancen, wie dieses Projekt eindrücklich zeigt.